GED

Gestão Eletrônica de Documentos

É um conjunto de processos que permite o gerenciamento de seus documentos em forma digital. Esses documentos podem ser das mais diversas origens, como papel, microfilme, imagem, som, planilhas eletrônicas, arquivos de texto etc.

 

1. Processos

 

• Capture – Acelera processos de negócio através da captação de documentos e formulários
• Document Imaging (DI) – Propicia a conversão de documentos do meio físico para o digital
• Document Management (DM) – Permite gerenciar com mais eficácia a criação, revisão, aprovação e descarte de documentos eletrônicos
• Workflow/BPM – Controla e gerencia processos dentro de uma organização, garantindo que as tarefas sejam executadas pelas pessoas corretas no tempo previamente definido
• COID/ERM – Tecnologia que trata páginas de relatórios, incluindo a captura, indexação, armazenamento, gerenciamento e recuperação de dados
• Forms Processing
(Processamento de formulários) – tecnologia que possibilita reconhecer as informações e relacioná-las com campos em bancos de dados, automatizando o processo de digitação
• Records and Information Management (RIM) – É o gerenciamento do ciclo de vida de um documento, independente da mídia em que se encontre

 

2. Benefícios

 

• Extrema velocidade e precisão na localização de documentos
• Total controle no processo de negócio • Melhor qualidade no atendimento ao cliente. O GED proporciona respostas rápidas e precisas
• Mais agilidade em transações entre empresas
• Gerenciamento automatizado de processos, minimizando recursos humanos e aumentando a produtividade
• Melhoria no processo de tomada de decisões
• Maior velocidade na implementação de mudanças em processos
• Obtenção de vantagem competitiva sustentável
• Possibilidade de implementação de trabalho virtual, com redução de despesas
• Redução de custos com cópias, já que há disponibilização de documentos em rede
• Melhor aproveitamento de espaço físico
• Disponibilização instantânea de documentos (sem limitações físicas)
• Evita extravio ou falsificação de documentos
• Agilidade em processos legais, nos quais é fundamental o cumprimento de prazos
• Aproveitamento da base de informática já instalada na empresa Integração com outros sistemas e tecnologias
• Tecnologia viabilizadora de outras, como ERP, SCM, CRM e BI
• Continuidade de negócios: o GED é de grande auxílio para políticas de recuperação de documentos e manutenção das atividades da empresa em casos de acidentes
• Facilitação às atividades que envolvem colaboração entre pessoas e equipes